Assistant / Assistante de gestion administrative

Vous souhaitez contribuer à l'intérêt général dans une structure à taille humaine ? Le GIP FCIP de Poitiers (Groupement d'Intérêt Public pour la Formation Continue et Insertion Professionnelle) est une organisation au service de la politique académique du rectorat de Poitiers. Il porte les projets financés sur fonds européens (FSE) pour le compte des 3 académies de la région académique nouvelle Aquitaine. Dans ce cadre, nous recherchons un assistant de gestion FSE et conventions rectorat H/F.

Vous avez une appétence pour le suivi budgétaire et l'administratif, vous êtes rigoureux et avez une bonne maitrise d'Excel ?

Voici les missions du poste :

- Suivi des projets européens :
- Préparer et suivre les conventionnements avec les partenaires
- Saisir les indicateurs sous Excel et dans le système d'information "Ma Démarche FSE+"
- Suivre les dépenses de tiers : préparer les conventions de mise à disposition des personnels, récolter et suivre les pièces justificatives et effectuer le suivi des dépenses
- Archiver les pièces justificatives

- Préparation des bilans des projets européens et des réponses aux contrôles :
- Participer à la réalisation des bilans d'exécution et à leur saisie dans « Ma Démarche FSE » en appui à l'équipe
- Participer aux réunions de régulation
- Participer à l'élaboration des réponses et à la mise en œuvre des suites de ces contrôles
(dans le cadre des différents contrôles effectués sur le GIP-FCIP de Poitiers par la DREETS, la CICC, la DRFIP ou tout organisme externe mandaté)

- Gestion administrative et financière des dispositifs :
- Établir les bons de commande, les ordres de mission et les conventions afférents aux différentes actions
- Régler les factures auprès des fournisseurs, rembourser les frais de déplacement
- Effectuer le suivi financier régulier et en informer les interlocuteurs pédagogiques
- Préparer les bilans financiers des dispositifs et les titres de recettes

- Suivi des procédures :
- Participer à l'élaboration, l'actualisation et la diffusion des différents supports dans le cadre de ses missions : guide de procédures, modèles de documents...

- Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité et de la RGPD :
- Assurer ses missions dans le respect de la démarche qualité (labellisation Qualiopi)
- Participer à la mise en œuvre de la RGPD et veiller à son respect dans le cadre de ses missions

Connaissances :
- Le fonctionnement d'une structure publique
- La gestion des fonds FSE

Savoir faire :
Vous avez une grande capacité à vous adapter aux procédures imposées et à respecter les délais.
Vous savez travailler en équipe et avec différents partenaires. Vous n'hésitez pas à alerter votre hiérarchie en cas de difficulté ou de dysfonctionnement. Vous savez hiérarchiser les urgences et les échéances.

Savoir être :
Vous êtes très rigoureux et organisé, discret et autonome.

Outils utilisés :
ELAP finances, pack office, outils collaboratifs (documents partagés, visio conférence), messagerie, « Ma démarche FSE ».

Conditions du poste :
Contractuel de droit public : CDD (par année scolaire) renouvelable jusqu'à 5 fois avant CDI - poste de catégorie B.

Rémunération et avantages :
Salaire en fonction de l'expérience (jusqu'à 1975 € brut / mois) + Prime mensuelle (200 €/brut) + Prime de fin d'année (votée en CA) - 45 jours de congés + 2 jours de fractionnement - Supplément Familial de Traitement - 12 jours enfant malade - Prise en charge de 15 € sur votre mutuelle personnelle ou mutuelle interne - Participation (75%) à l'abonnement transport - Télétravail possible (1 à 2 j par semaine).

Pour postuler : CV + LETTRE DE MOTIVATION impérativement
Entretien prévu le mercredi 2 juillet (dans la matinée)